展示会後のリードフォロー方法

展示会で獲得した名刺や問い合わせは、会期後の初動と運用設計で成果が決まります。48時間以内の初動で記憶が新しいうちに次の接点を作り、検討段階別に提案内容と連絡頻度を変えることで商談化率が上がります。会期中の会話メモとタグ付け、会期後の一元管理、優先順位付け、テンプレート運用、KPI管理までを標準化すれば、展示会リードは資産化できます。

本記事では、展示会後フォローの全体像を5段階で整理し、48時間以内に必ずやる初動、セグメント別のメールと電話の進め方、要件整理表で商談を前に進める方法、動画と資料でのナーチャリング、CRMの最低限ルール、2週間と1か月で回す改善サイクルまでを体系化します。

結論
展示会後フォローは、スピードと設計がすべてです。初動の遅れと一斉配信は商談化を落とします。分類、優先順位、次アクション合意、記録、継続接点の5点を徹底すれば、名刺は受注に変わります。

概要説明

展示会は短期間に業界の見込み顧客が集まり、対面で課題ヒアリングと提案の入口を作れる場です。会期中に得られるのは接点であり、売上は会期後の追客と提案の質で決まります。展示会後のリードフォローは、獲得した接点を商談へ変換し、受注まで導く営業プロセスです。

会期情報

展示会ごとに会期は異なるため、主催者情報で確定し、社内の起点日として登録します。

会場情報

会場は来場者の移動距離、商談温度、参加目的に影響します。会場情報もCRMに登録します。
会場例
東京ビッグサイト
幕張メッセ
インテックス大阪
ポートメッセなごや
マリンメッセ福岡

展示会に出展するメリット

展示会出展の最大のメリットは、興味関心が顕在化した層と短期間で大量に接点を作れる点です。特にBtoBは検討期間が長く、比較検討の初期で接点を作れるかが重要です。展示会は単発イベントではなく、営業活動の前半を圧縮する装置です。圧縮できた時間を会期後の追客に再投資できる企業ほど、出展投資の回収が早まります。

主なメリット

 ・業界の担当者に対面で課題ヒアリングでき、ニーズの言語化が早い
・製品デモや動画で理解が進み、社内稟議の材料をその場で渡せる
・競合比較の文脈で質問が出るため、勝ち筋と弱点が見える
・新規リードだけでなく既存顧客のアップセルとクロスセルの機会が作れる
・会期後フォローのストーリーを用意すると、名刺が商談に変わる確率が上がる

予想される来場者属性

来場者は幅広いですが、フォロー設計に必要なのは意思決定と検討段階の把握です。名刺情報と会話メモで補強し、セグメントに落とし込みます。

想定される属性

職種
技術 開発 生産 品質 保全 情報システム 購買 調達 営業企画 経営企画

役職
担当 主任 係長 課長 部長 役員 事業責任者

業種
製造業 エネルギー 機械 電機 化学 情報通信 建設 ゼネコン 自治体

来場目的
情報収集 ベンダー比較 仕様確認 見積依頼 課題相談 パートナー探索

検討段階
すぐに導入検討 3か月以内 半年以内 来期以降 情報収集のみ

重要ポイント
来場者は決裁者とは限りません。担当者の評価軸と、誰が決めるのかを押さえることが会期後の商談化を左右します。

どのような企業が出展すべきか

展示会後の追客で成果が出やすい企業は、展示会を営業とマーケの共同プロジェクトとして運用できる企業です。

出展効果が出やすい企業

 ・受注単価が一定以上で、複数回接点が必要なBtoB商材を扱う
・導入検討に複数部門が関わり、説明資料や動画が必要
・新規開拓の母集団が不足しており、リード獲得が最優先
・既存顧客への提案幅が広く、来場者との会話から案件が生まれる
・会期後2週間で追客できる体制がある

注意点

フォロー体制がないまま出展すると名刺が資産化しません。初動対応、管理ルール、担当割当だけは出展前に決めておく必要があります。

成功するブース装飾

ブース装飾は会期中の集客だけでなく、会期後フォローの会話の起点にもなります。見た目の派手さより、何を提供できるかが瞬時に伝わり、会話が始まり、記録が残る設計が重要です。

0.3秒で伝えるメッセージ

 ・誰のどんな課題を解決するかを一文で掲示する
・業界用語より、現場の困りごとを優先する
・数値は一つに絞り、強い価値を示す
・文字量を減らし、遠目で読めるサイズにする
・訴求を一枚に詰め込まず、課題別に面を分ける

動画と大型モニターの使い方

 ・ループ再生で理解できる尺にする 30秒 60秒 90秒のいずれか
・課題 提案 効果 次アクションの順で構成する
・音がなくても伝わる字幕と図解を用意する
・大型LEDは遠方集客とブランド想起に効くため、メイン通路側へ向ける
・製品デモが難しい商材は、導入後の利用シーンを映像で見せる
・動画の最後に次の行動を明示する 相談予約 デモ依頼 資料請求

動線設計で会話と記録を両立

 ・呼び込み 体験 説明 商談のゾーンを分ける
・名刺受領とメモ記録の位置を固定し、対応品質を揃える
・混雑時の立ち止まりポイントを設計し、滞留と離脱をコントロールする
・商談ゾーンは視線と音のストレスを減らし、短時間で要件が聞ける配置にする

配布物はフォロー導線で設計

 ・会社案内より課題別の一枚資料を優先する
・資料には次の一手を明記する 相談 見積 デモ 診断
・持ち帰り版と、会期後に送るフォロー版を分ける
・配布物が多いほど選ばれないため、1人に渡す種類を絞る
・名刺受領時に渡す資料と、商談希望時に渡す資料を分ける

ブースで撮るべき素材

 ・ブース全景と人の流れ
・デモシーンと来場者の反応
・製品のアップとポイント説明
・スタッフの説明シーン
・展示会終了後の振り返りコメント

集客・運営のポイント

会期後フォローを成功させるには、会期中に追客しやすい状態を作ることが最短ルートです。会期後に頑張るのではなく、会期中に情報を揃え、次アクションを合意しておきます。

リード獲得の必須設計

 ・名刺は受け取るだけで終わらせず、必ずタグ付けする
・会話メモは短文で良いので、誰でも同じ項目を記入する
・その場で次アクションを決め、相手と合意する
・相談や見積の案件は当日中に社内共有する
・立ち話で終わった場合も関心テーマだけは必ず残す

会話メモの必須項目

展示会後フォローの全体像

 ステップ1 受領と整備 名刺と会話メモを一元化し重複を統合
ステップ2 迅速な初動 48時間以内にお礼と次の提案を送る
ステップ3 優先順位付け 温度感に応じて連絡頻度と担当を変える
ステップ4 商談化 提案機会を作り課題を深掘りする
ステップ5 ナーチャリング 今すぐでない層を育成し再浮上させる

48時間以内に必ずやる初動

 ・当日夜から翌朝に名刺をデータ化し、重複を統合する
・セグメントを3分類に分ける A 商談優先 B 検討中 C 情報収集
・全件にお礼連絡をする ただし文面とオファーは分類で変える
・Aには電話かオンラインで日程を確定する
・相談や見積の案件は担当を固定し二重対応を防ぐ
・お礼文に会話の要点を1行入れ、思い出せる状態にする

セグメント別フォローメニュー

優先順位付けの簡易スコアリング

合計点が高い順に追客し、追客の順番を社内で統一します。

初回メールの基本構成

 ・件名は 展示会のお礼 と 課題名 を一文にする
・冒頭で会話の要点を一行で返す
・価値提供は一つに絞る 資料 事例 動画
・最後に具体的な提案 日程候補を提示し相手の負担を下げる
・署名は部署 役割 連絡先を明記する

メールテンプレート

 A 商談優先向け
件名 展示会のお礼とオンライン商談のご提案
本文
先日は展示会ブースへお立ち寄りいただきありがとうございました。
お話しいただいた課題は、生産ラインの停止リスクを減らしたいという点でした。
課題整理のために30分だけオンラインで状況を伺い、改善の打ち手を整理します。
以下の候補からご都合の良い時間をお知らせください。
候補1 明日 10:00
候補2 明日 15:00
候補3 あさって 11:00
当日までに共有いただきたい情報は、現状の工程と困りごとだけで問題ありません。
よろしくお願いいたします。

B 検討中向け

 件名 展示会のお礼と課題整理の資料共有
本文
先日は展示会でお時間をいただきありがとうございました。
お伺いした内容から、検討ポイントは運用負荷と投資対効果になりそうでした。
まずは判断材料になる資料を共有します。
次の一手として、15分だけ現状を伺い、要件の整理表を作成します。
ご希望でしたら、直近でご都合の良い時間帯を教えてください。
午前 午後のどちらでも構いません。

C 情報収集向け

 件名 展示会のお礼と参考資料の共有
本文
展示会でのご来場ありがとうございました。
比較検討の参考になる内容として、課題別の資料と短い紹介動画の要点を共有します。
必要になったタイミングで、課題を伺いながら最適案を整理します。
いつでもご連絡ください。

未返信リマインド 3日後
件名 先日共有した内容のご確認と追加のご提案
本文
先日は展示会のお礼として資料を共有しました。
念のため再送いたします。
課題の整理に役立つ要件整理表も用意しました。
必要であれば15分だけ現状を伺い、整理表を一緒に作成します。
ご希望の時間帯を教えてください。

未返信 最終確認 10日後
件名 展示会後のご挨拶と必要時の窓口共有
本文
展示会ではお時間をいただきありがとうございました。
現時点では優先度が高くない場合もあると思いますので、必要になった時にすぐ相談できる窓口としてご連絡先だけ共有します。
課題が具体化したタイミングで、要件整理からご一緒できます。
いつでもご連絡ください。

電話とオンライン商談の進め方

 ・目的は一つに絞る 日程確定 担当者把握 優先順位付けのいずれか
・1分で要点を伝える 展示会での会話要約 次の提案 時間のお願い
・忙しい相手には候補時間を二つ提示し、選びやすくする
・決裁者が別の場合は紹介の取り付けを最優先にする
・オンライン商談は資料説明ではなく、現状棚卸しに徹する

電話スクリプトの基本形

 ・展示会でお話しした件で1分だけお時間よろしいでしょうか
・先日は課題として◯◯が挙がっていました
・15分だけ状況を伺い、要件整理表を作成します
・明日午前と明日午後ならどちらが良いでしょうか
・日程が決まったら招待をお送りします

フォローで必ず回収したい情報

 ・課題の背景 何が起きているか
・影響範囲 どの部署 どのライン どの拠点か
・現状の手段 何で代替しているか
・成功条件 何ができたら採用か
・導入障壁 予算 体制 稟議 セキュリティ
・意思決定者と関与者 誰が賛成し誰が止めるか
・比較対象 競合 社内開発 既存ベンダー
・期限 いつまでに決めたいか

要件整理表の型

要件整理表は商談後24時間以内に共有し、次回の合意事項を明確にします。

ナーチャリング設計

 30日 課題の再認識 事例集 チェックリスト 診断
90日 具体化 要件整理表 導入プロセス 稟議資料のひな形
180日 比較支援 ベンダー選定基準 運用設計のポイント

配信頻度の目安
Cは月1回
Bは月2回
Aは個別連絡中心

展示会向けコンテンツと動画の作り分け

 ・課題訴求動画 30秒 何が問題でどう改善できるか
・製品デモ動画 60秒 操作と効果が見える
・導入事例動画 90秒 悩み 導入プロセス 成果
・技術解説動画 3分 図解で短く説明
・要点資料 1枚 動画と同じ順番で要点のみ

分類別に刺さる素材

CRM運用の最低限ルール

 ・リードの一意キーを統一 会社名 部署 役職 氏名
・進捗ステータスを固定 未対応 連絡済み 返信待ち 商談化 提案中 失注 受注
・次回アクション日を必須項目にし、空欄を禁止する
・失注理由を分類し、次回展示会の訴求に反映する
・連絡履歴を残し、担当交代しても追える状態にする
・同一企業内の複数名刺はアカウントに統合し、全体状況が見えるようにする

個人情報の取り扱いで失敗しない

 ・利用目的を社内で明確にし、必要な範囲でのみ共有する
・送信停止の要望があれば即時反映する
・一斉配信は分類に沿って行い、関係のない内容を送らない
・名刺画像の無制限共有を避け、管理主体を決める

KPIと改善

 追うべきKPI
・リード総数
・有効リード率
・初動完了率 48時間以内
・返信率
・商談化率
・提案率
・受注率
・受注単価と回収期間

振り返りのタイミング

 会期後2週間
会期後1か月

よくある失敗と防止策

 ・フォローが遅い
　防止 名刺入力を翌日までに終える仕組みと人員を確保する
・全員に同じメールを送る
　防止 A B Cでオファーと頻度を分ける
・会話メモがないため次の提案ができない
　防止 メモ項目を固定し、ブース内で必ず書く位置を決める
・返信がないと諦める
　防止 3日後と10日後のリマインドを標準化する
・営業とマーケが分断し、連絡が重複する
　防止 担当割当と進捗ステータスを共通化する
・商談が資料説明で終わる
　防止 要件整理表を軸に、現状と成功条件を回収する
・振り返りをしない
　防止 2週間後と1か月後の定例でKPIを確認する

展示会後フォローチェックリスト

 ・名刺と会話メモを翌日までに一元化した
・A B Cの分類とスコアを付けた
・48時間以内に全件へお礼連絡をした
・Aは電話で日程を確定し、商談枠を押さえた
・Bは要件整理表の作成を提案し、相談の入口を作った
・未返信へ3日後と10日後のリマインドを実施した
・進捗ステータスと次回アクション日を全件に入れた
・2週間後にKPIを確認し、文面とオファーを改善した

会期までのスケジュール

展示会後フォローは会期前から仕込むほど強くなります。会期までの準備と、会期後2週間までの実行計画を一続きで設計します。

会期後14日間の実行カレンダー

まとめ

結論として、展示会後のリードフォローは速さと設計で成果が決まります。48時間以内の初動で次の接点を作り、検討段階別に提案内容と頻度を変えることで商談化率が上がります。会期中にタグ付けと会話メモを徹底し、会期後は一元管理と優先順位付けで追客を迷わない状態にしてください。要件整理表を軸に商談を進め、動画と事例で育成し、2週間と1か月でKPIを見て改善を回せば、展示会リードは継続的に受注へつながる資産になります。

W CREATIVEの特徴と無償提案

W CREATIVEは大手B2Bに特化した動画マーケティングと展示会ブースコンサルの会社です。製造業 エネルギー 機械 電機 化学 情報通信 ゼネコン 自治体など、専門性が高く検討期間が長い領域で、出展成果を受注へつなげる設計と制作を一気通貫で支援します。

無償でご提案できる主な内容

 ・ブースパースデザイン提案とパース作成で完成形を可視化
・来場者の動線設計で立ち止まりと商談を最大化
・大型LEDモニターを活用した遠方集客と認知拡大の施策設計
・展示会に最適な動画コンテンツ制作 課題訴求 製品デモ 3DCG 事例動画
・スタッフの役割設計 トーク設計 記録まで回る運営企画
・会期後のフォローアップ施策 メール設計 ナーチャリング設計 営業連携の運用設計

ブースの見栄えだけでは成果は伸びません。ブースパースと動線、集客を生む大型LEDと動画、そして会期後の追客設計まで一体で整えることで、名刺を受注に変える確度が上がります。展示会後のリードフォローを受注につなげたい場合は、現状の課題と目標だけを共有してください。最短距離で成果が出る出展戦略とフォロー設計を無償で提案します。